Stel je voor dat je een afspraak hebt met een relatie, de heer Ter Stege. Hij komt binnen, kijkt naar de stoel waar hij wil gaan zitten terwijl hij je een hand geeft, gaat vervolgens direct zelf zitten en begint starend naar het plafond zijn verhaal te vertellen.
Of neem de situatie dat je onthutst bent over een onredelijke klant die door de telefoon tegen je is uitgevaren. Je stap woest bij je manager binnen om stoom af te blazen en die begint met onderkoeld tegen je te zeggen: “Marie, wat is eigenlijk de status van het project waar je vorige maand mee bent gestart?”. Het kan ook zijn dat je met de trein reist en verdiept bent in je werk. Plotseling zegt degene naast je zit keihard: “Op welk station zijn we eigenlijk!?”
Deze gebeurtenissen zul je waarschijnlijk als erg onprettig ervaren. Dat komt omdat degenen die in deze gevallen met jou contact leggen, dat doen zonder eerst op jou als persoon af te stemmen.
Waarom afstemmen?
De radio geeft pas een helder geluid als je goed op een kanaal hebt afgestemd. En net zo is afstemmen essentieel bij communicatie tussen mensen. Een ander is pas bereid – en in staat – je te volgen als die afstemming er is. Laten we eens kijken wat dat precies is en hoe je dat zoal kunt bereiken.
Wanneer is sprake van goed afstemmen?
Van volledige afstemming tussen twee mensen is sprake als aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:
- Respect voor elkaars opvattingen en waarheden (die overigens best flink mogen verschillen)
- Een sfeer van onderling vertrouwen (gerichte persoonlijke aandacht en betrokkenheid)
- Bereidheid om elkaar te volgen (open houding)
Aan deze voorwaarden – die samenhang vertonen – kun je direct aflezen dat afstemmen uiteindelijk tweerichtingsverkeer is. Je kunt deze voorwaarden niet afdwingen, maar je kunt ze wel bevorderen. Eén van de gesprekspartners zal daarmee moeten beginnen. Die bal ligt primair bij degene die het contact met de ander wil leggen. Als die ander echter nalaat dat te doen of dat slechts beperkt doet is het aan jou om te bepalen of jij het alsnog voor je rekening neemt. Dat is overigens wel aan te bevelen want door jouw afstemming maak je de ander immers bereid om jou te gaan volgen. Dan kun jij de ander ook gemakkelijk duidelijk maken dat je het zou waarderen als er op jou wordt afgestemd en welke manier jij daarbij prettig zou vinden.
Overigens is goed afstemmen zeker niet alleen relevant op het moment van het contact leggen met de ander. De kunst is ervoor te zorgen dat de gerealiseerde afstemming intact blijft tot de communicatie ten einde is. Dit benadrukt nog eens het tweerichtingskarakter van dit communicatie-aspect.
Hoe kan je het beste afstemmen?
Er zijn verschillende manieren om tot afstemming te komen. Afstemmen kan op inhoud, gedrag, emotie, taalgebruik, stemvolume en natuurlijk small-talk. Zo beginnen vrijwel alle ontmoetingen, gesprekken of vergaderingen met wat informeel gebabbel over persoonlijke dingen die we hebben meegemaakt of informatie die we persoonlijk interessant vinden, zoals het weer, het verkeer, vrijetijdsbesteding, het nieuws, andere mensen, etc. Deze gespreksstof heeft vaak niets te maken met de onderwerpen die daarna besproken zullen worden. Het voornaamste doel hiervan is dan ook afstemmen!
Met mensen die je al langer ken en met wie je een goed contact hebt, vrienden, goede collega’s, sportmaatjes, stem je automatisch snel en goed af. Je hebt al heel vaak op elkaar afgestemd en dus direct de goede benadering te pakken.
Om te laten zien hoe je bijvoorbeeld afstemt op inhoud, gedrag, emotie, taalgebruik en stemvolume kijken we nog even hoe de gebeurtenissen waarmee we dit artikel begonnen wel soepel hadden kunnen verlopen.Dhr Ter Stege zou er goed aan gedaan hebben om je recht in de ogen te kijken toen hij je de hand drukte en te zeggen “fijn, dat u even tijd voor mij wilt vrijmaken”. Hij zou vervolgens op jouw uitnodiging tegelijk met je kunnen plaatsnemen en daarna jou merendeels aankijkend zijn verhaal kunnen doen.
Jouw manager had aansluiting kunnen zoeken door direct achter zijn bureau op te staan en naar je toe te lopen toen jij woest binnenkwam en ook enigszins geagiteerd kunnen zeggen: “Marie, het lijkt wel op je op ontploffen staat, wat is in hemelsnaam er met je aan de hand?” Om vervolgens na jouw eerste erupties te zeggen: “ik kan me goed voorstellen dat je hier boos over bent”. Laten we even gaan zitten en vertel me dan het hele verhaal vanaf het begin”.
Je medepassagier had op een rustige manier kunnen zeggen: ’sorry dat ik u stoor mag ik u even wat vragen? Weet u op welk station we nu binnenrijden?’
Tot slot
Ga eens bij jezelf na hoe jij graag wilt dat anderen op jou afstemmen en wat je daarbij vooral als plezierig ervaart. Bedenk vervolgens hoe jij zelf meestal met anderen contact maakt. Als tussen die twee uitkomsten veel verschil zit, is dat iets om over na te denken en je gedrag in positieve zin te veranderen.
Meer weten over communicatie? Volg dan één van onze middle management cursussen