Feedback gaat over informatie uitwisselen over wat iemand heeft gedaan en hoe iemand dat heeft gedaan. Doel hiervan is te leren en eventueel gedrag en houding bij te stellen. Iemand leert daardoor zijn sterke en zwakke kanten steeds beter kennen. Feedback is dus uiteindelijk gericht op het bevorderen van iemands persoonlijke ontwikkeling.

Wij onderscheiden feedback geven en feedback ontvangen. Bij feedback aan de ander geven zeg je wat je van het gedrag of de houding van je gesprekspartner vindt. Bij feedback van de ander ontvangen reageer je op wat je gesprekspartner over jouw gedrag of houding zegt.

Voorwaarden voor het geven en ontvangen van feedback

Een compliment (positieve feedback) uitwisselen is meestal vrij gemakkelijk en leidt tot positieve reacties. Feedback geven en ontvangen wordt moeilijker als het gaat om een aandachtspunt, om iets waar wat te verbeteren valt. Hoe geef je een stevige boodschap af en laat je de ander in zijn waarde? En hoe voorkom je dat je defensief wordt als een ander jou een stevige boodschap geeft of zelfs ongenuanceerd is? Valkuilen bij het geven en ontvangen van minder positieve feedback is dat de hakken in het zand worden gezet en escalatie optreedt, bijvoorbeeld doordat de gever of ontvanger boos gaat roepen dat ‘anderen’ toevallig hetzelfde als hij vinden. Daar heeft dus niemand iets aan. De intentie van feedback is een leerproces op gang te brengen. Het gaat daarbij dus niet in de eerste plaats om ‘goed’of ‘fout’. De boodschapper worden van andermans mening is bovendien niet aan te bevelen. Houdt het bij voorkeur ‘bij jezelf’.

Feedback kun je pas geven en ontvangen als je als basishouding respect voor de bril/de filters van de ander hebt. Realiseer je dat de mening of het gedrag van de ander altijd een bedoeling heeft. De ander wil hiermee iets bereiken of vermijden. Als jouw opvatting van die van de ander verschilt, zie dat dan niet als tegenover elkaar staan, maar naast elkaar staan.. Je behoeft het immers niet met elkaar eens te zijn of met elkaar eens te worden. Ieder heeft zijn eigen waarheden. Dit besef helpt de relatie open te houden. Blijf dus een klimaat creëren waarbij je respect voor elkaar hebt. Dan nu de technieken.

Hoe kan ik feedback geven?

Als je feedback geeft, heb het dan alleen over welk gedrag of de houding je bij de ander waarneemt en wat het met jou doet (gedachten en gevoelens). Geef de ander vervolgens de ruimte om het (eventueel) niet met je eens te zijn. Dit gaat in 3 stappen.

  1. ik zie jou dit doen / hoor jou dit zeggen ….. (pure waarneming)
  2. dit geeft me …. gevoel/ik doe daarom …. (effect waarneming op mij)
  3. herken je dat? of (ander ruimte geven voor diens mening) klopt dit volgens jou? of (idem) wat vind je ervan? (idem)

Als je zo feedback geeft, zul je merken dat de ander zich gerespecteerd voelt en steeds meer open staat voor jouw waarnemingen (gaat meestal nieuwsgierig toelichting vragen). Dat is nu precies wat je wilde bereiken. Ook positieve feedback kun je trouwens uitstekend op deze manier geven.

Hoe kan ik feedback ontvangen?

Als je feedback van een ander krijgt op de bovenbeschreven geven-manier is er waarschijnlijk niets aan de hand.

Is de ander echter minder elegant dan is de kunst om niet zelf in het defensief te schieten, maar de ander eerst tot verduidelijk uit te nodigen en daarna pas aan te geven of je er wat mee kunt. Dit gaat in 5 stappen.

  1. Ok, wat bedoel je precies / verklaar je nader (doorvragen)
  2. Dus als ik het goed begrijp, bedoel je ….. (samenvatten)
  3. Het is mij helder / je bedoeling is me duidelijk (waardering geven)
  4. Wat ik ervan vind is ….. (eigen oordeel)
    – positieve of een negatieve boodschap
    – heb dit al eens eerder gehoord of niet
    – ben ik het mee eens of mee oneens, omdat ….
    – wat ik ervan leer is vooral ….
  5. Wat ik er concreet mee ga doen / aan heb is (follow-up)
    – ik zal beter gaan letten op …. of
    – ik zal voortaan rekening gaan houden met ….of
    – helaas niets; het spijt me, het is niet anders

Het lijkt allemaal in het begin nogal moeilijk, maar na een paar keer uitproberen gaat het als vanzelf. Probeer het eens uit en merk dat het werkt!

Meer weten over feedback geven en ontvangen? Volg dan één van onze middle management cursussen.