Aan de slag met externe tijdvreters

Het vorige artikel ging over interne tijdvreters die je time management negatief beïnvloeden. In dit artikel kijken we naar de verstoringen die van buiten komen en dan met name van andere personen en van technologie. Als je de vaardigheid ontwikkelt om goed om te gaan met externe tijdvreters dan heeft dit een enorme invloed op je productiviteit en effectiviteit.

Voorbeelden externe tijdvreters

• Bezoekers, bijvoorbeeld; leidinggevenden, collega’s, medewerkers etc.
• Communicatieapparatuur en technologie, bijvoorbeeld; e-mail,  telefoon, etc.

Gemeenschappelijk kenmerk van externe tijdvreters is dat er een reactie van je verwacht wordt. Voordat je het weet word je uit je proactieve modus gerukt en ben je reactief bezig. De enige oplossingsrichting is het terugpakken van de regie en grip krijgen op al die aanslagen (en bij voorkeur ook de toekomstige) op je tijd.

Externe tijdvreter bezoeker

Geef je grenzen aan en leer effectief nee te zeggen.

Externe tijdvreter technologie

Besef: technologie is er om je te helpen en niet om je te storen. Wordt dus geen slaaf, zet het af en toe uit, bouw filters in; zet jezelf op een dieet (maximum tijd per dag) etc.

Lange tijd heerste er onder een aantal mensen de FOMO (Fear of Missing Out): mensen die continu hun mail checken of op de smartphone kijken of er nog iets leuks op Facebook, Twitter of WhatsApp langskomt.

De nieuwe trend is echter JOMO: The Joy of Missing Out; je pakt de regie terug en zet je af tegen constant “ja”moeten zeggen tegen alles en iedereen en het gaat over jezelf de ruimte geven om te kunnen denken en dingen te ervaren zonder dat je je druk maakt en constant je social media checkt of er nog iets is gebeurd

Aanpakken externe tijdvreters

Al deze tijdvreters kun je aanpakken met dezelfde basisaanpak:

Breng het probleem in kaart

• Hoe vaak komt het voor?
• Hoeveel tijd ben ik er aan kwijt?
• Kun ik er überhaupt iets aan doen?

Stel jezelf een doel (SMART)

• Brainstorm over de oplossing: je hoeft niet het wiel uit te vinden; raadpleeg collega’s en internet en je zult versteld staan over het aantal bruikbare tips.
• Selecteer actiepunten: begin met wat het meeste oplevert.
• Maak een plan: geef stap voor stap aan wat je gaat doen en wat dat moet opleveren.
• Beloon jezelf als je blijvend een oplossing gevonden hebt voor een van je externe tijdvreters.

Wat zijn jouw belangrijkste externe tijdvreters? Bekijk ook onze workshop time management.

Credits afbeelding: Hossam el-Hamalawy