‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent’ – Dwight D. Eisenhower

In 1989 verscheen Covey’s boek: 7 eigenschappen van effectief leiderschap. De verdienste van Covey is dat hij de focus van time management verlegde van proberen in dezelfde tijd meer te doen (=efficiency) naar beter focussen op resultaten (=effectiviteit).

Anders gezegd een verschuiving van: druk, druk, druk bezig zijn, naar het behalen van gewenste resultaten; een verschuiving van de brandjesblusser die achter de feiten aanholt naar degene die  zo veel mogelijk bezig is met brandpreventie. Time management verschuift hiermee richting zelf-management. De kernwoorden in de door Covey geïntroduceerde Eisenhowermatrix zijn urgent en belangrijk.

Belangrijk: taken die  je zelf moet doen en die er voor zorgen dat je op langere termijn succesvol bent in je functie.

Urgent: bepaalt wanneer iets moet gebeuren: nu of kan het later?

Urgent Niet Urgent
Belangrijk I  directe actie vereist brandjes blussen, stress, deadlines II  kwaliteit vereist, zaken die er echt toe doen; inplannen
Niet Belangrijk III  verleiding Verstoringen: kort aan werken of uitbesteden/delegeren IV  Verspilling; stop hiermee Vluchtklussen; je tijd verdoen

Kwadrant I: Veel belangrijke zaken die dringend geworden zijn door uitstellen en/of te weinig preventie en planning
Kwadrant II: De belangrijke zaken die je tijdig aanpakt zodat je je workload in I verkleint
Kwadrant III: Kwadrant van het zelfbedrog : je bent wel druk, maar met zaken die niet voor jou, maar voor anderen belangrijk zijn
Kwadrant IV: Kwadrant van de verspilling; vluchtklussen om even op adem te komen

Hoe kun je vele uren per week tijdwinst boeken en meer grip krijgen op je tijd ?

Het begint met het besef en het besluit: zo wil ik niet langer mijn beschikbare tijd verdelen over de kwadranten en vanaf nu ga ik mijn werk organiseren en uitvoeren op basis van prioriteiten. Stap uit de vicieuze cirkel van achter de feiten aanhollen.

  1. Effectieve leidinggevenden en professionals besteden veel tijd aan belangrijke zaken, bij voorkeur in II als ze nog niet urgent zijn. Hiermee voorkom je werken in I. Begin met per week 2 uur (extra) in je agenda te blokkeren voor kwadrant II activiteiten.
  2. Beperk überhaupt de tijd dat je werkt in de kwadranten III en IV. Maak een lijst van de dingen waar je mee wil stoppen en besteed de vrijkomende tijd aan werken aan de belangrijke zaken (in kwadrant II en eventueel in I) NB; het maken van deze lijst is een kwadrant II activiteit!
  3. Leer effectief  nee zeggen als een verzoek tot hulp niet bij je prioriteiten past.

Het toepassen van dit kwadrant vormt voor vele managers de omslag in hun carrière: na jaren slachtoffer geweest te zijn die achter de feiten aanholde,  krijg je hierdoor weer grip op je werk. Was het voor jou ook een eyeopener?

Credits afbeelding: Usembassy Montevideo