Wanneer uitstellen een goed idee is

Wanneer uitstellen goed is

Uitstellen heeft een slechte naam maar het kan soms een uitstekende keuze zijn.

Sterker nog: goed timemanagement is een gestructureerde manier van uitstellen.

De dagelijkse praktijk

Je kent het wel: je bureau ligt vol met klussen die je aandacht vragen. En ook je hoofd zit vol met dingen waar je je aandacht aan zou willen geven.

Dus je begint vol goede moed bij het begin, en je belt alvast naar huis om te melden dat ze met het eten niet op jou hoeven te wachten.

En nog voordat je echt op gang bent, dienen de eerste binnenlopers zich aan.
Een storing. Een klant. Een medewerker die vastloopt. Iets dat nú opgelost moet worden.

Voor je het weet ben je vooral bezig geweest met reageren. En helpen van anderen.
Niet omdat je dat wilde, maar omdat de dag zo liep.

De vraag is vaak niet: hoe werk ik harder?
De vraag is: wie bepaalt eigenlijk mijn agenda?

Op het moment dat je begint bij het begin van je taken, hebben anderen al je agenda bepaald.

Op het moment dat je ad-hoc mensen blijft helpen met hun problemen, hebben zij de regie over je agenda.

Urgent is niet hetzelfde als belangrijk

Urgente zaken vragen onmiddellijke aandacht.
Belangrijke zaken dragen bij aan resultaat op de langere termijn.

Sommige zaken zijn beide — crises, deadlines, escalaties — en die pak je direct op.
Maar hier hoort altijd een tweede vraag bij:
moet ik dit zelf oplossen, of moet ik zorgen dát het wordt opgelost?

Dat onderscheid leren maken is werken aan je leiderschap.

Wat vaak blijft liggen

Naast het urgente werk is er een categorie die zelden schreeuwt, maar bijna altijd het verschil maakt:

• richting geven en keuzes expliciet maken
• verwachtingen uitspreken
• lastige gesprekken voeren
• mensen begeleiden
• problemen voorkomen in plaats van oplossen

Dit zijn belangrijke zaken die meestal niet urgent zijn.
En juist daarom worden ze vaak uitgesteld.

Uitstellen als bewuste keuze

Belangrijke, niet-urgente zaken vragen om timing. Om rust. Om aandacht. Uit het raam staren.

Door ze in te plannen, stel je ze niet uit om ze te vermijden —
je stelt ze uit tot het juiste moment.

Plannen is in die zin uitstellen door er regie op te nemen. En te voorkomen dat ze urgent worden.

Praktijkvoorbeeld

Een teamleider merkt dat één van zijn ervaren ingenieurs regelmatig afspraken niet nakomt en anderen daar last van hebben.
Het gesprek daarover is belangrijk, maar niet urgent — en wordt steeds vooruitgeschoven omdat “het nu even niet uitkomt”.

In plaats van wachten tot het misgaat, kan de teamleider het gesprek bewust plannen:
niet tussen twee storingen door, maar op een moment waarop hij scherp is, de situatie heeft onderbouwd en het gesprek zorgvuldig kan voeren.

Dat is uitstellen — maar dan professioneel.

Wat goed uitstellen oplevert

Wanneer belangrijke zaken structureel een plek krijgen:

• neemt het aantal crisissituaties af
• verbetert de kwaliteit van jouw besluiten
• daalt de mentale druk (en daarmee kans op burnout en gezondheidsklachten)
• groeit het eigenaarschap bij je medewerkers
• en verschuift je rol van reageren naar richting geven

Tot slot

Timemanagement gaat niet over sneller en efficiënter werken.
Het gaat over weten wat je vandaag niet doet,
zodat je morgen kunt doen wat ertoe doet.

Photo by Daria Nepriakhina 🇺🇦 on Unsplash